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¿Qué es un CMS?
Autor: Nic Mexico
Fecha: Sábado 8 de Diciembre del 2007
Url origen: http://www.nic.mx


Seguro que en algún momento navegando por la red te topaste con que hablaban de CMS, ¿Qué es eso?, ¿Cómo funciona?, ¿En que me puede servir?, en este artículo daremos una explicación de que es un CMS

Las empresas cada día están más complicadas por la cantidad de información que tienen que manejar, decidir cuál puede ser accesada y por quién; o bien cuál tiene que ser publicada, por cuánto tiempo o si su actualización es constante, representa un reto que enfrentar.

La administración de esta información es una tarea que quita mucho tiempo para los departamentos de TI, mismo que se puede utilizar en crear nuevos procesos para mejorar la productividad de la empresa, en vez de realizarla manualmente durante el día.  

Cristina Rivas, gerente de investigación de la firma IDC en México (www.idc.com.mx), destaca que los sistemas de Gestión de Contenido permiten tener ordenada toda la información de una empresa, independientemente del formato en el que se encuentre la documentación o en imágenes, videos, audios, etc., para poder compartirlos dentro de la infraestructura de la organización perfectamente clasificada, ordenada y de fácil acceso.  

Afortunadamente en el mercado existen aplicaciones de software que permiten automatizar estas tareas y que son conocidos como Sistemas de Gestión de Contenidos (CMS), otorgando a los departamentos de TI la posibilidad de controlar y poner su atención en el foco del negocio.

Rodolfo Moreno, Senior Product Manager de Vignette, (www.vignette.com) explica que el CMS nació por la necesidad de administrar la información que se genera en una empresa. La idea es poner en un portal información pública, pero también administrarla internamente. La actualización es compleja y tardada, y si se realiza de manera manual, se vuelve un cuello de botella. El CMS descentraliza la manera en que se publica la información.  

El administrador sólo puede tomar la información y publicar a través de diferentes canales, puede manejar gráficos, estadísticas del mercado, noticias relevantes, informes financieros, en fin, de la empresa dependerá la publicación.

Entre las ventajas de contar con un CMS destacan:

  1. Mantener la información actualizada dentro de la empresa y en Web.
  2. La empresa decide en dónde, en qué canal y qué se publica, según el perfil del negocio.
  3. Decidir cuándo se publica, cuánto tiempo permanecerá para ser vista o accesada.
  4. Las diferentes áreas de la empresa pueden ser dueñas de lo que se publique.
  5. El departamento de TI descarga trabajo y puede dedicarse a otras operaciones de la empresa.
  6. Su actualización es inmediata.  

Factores a tomar en cuenta para elegir la implementación de un CMS:

  1. Necesidad de administrar la información de la empresa de manera inmediata o tenerla actualizada.
  2. Reducir los tiempos de revisión y autorización para publicar.
  3. Realizar comercio electrónico o cierre de ventas más rápido.

Beneficios al implementar un CMS:

  1. El administrador de TI descarga a las áreas sus responsabilidades de lo que publicará en el portal.
  2. Se reduce drásticamente el costo de implementación, ya que de otra manera se requiere de mucho desarrollo y de contar con gente especializada
  3. El tiempo de publicación es inmediato, contrario a realizar la tarea manualmente que consume muchas horas de trabajo.
  4. Reducción de errores al momento de la publicación, en cuanto a tipos de letra o fuente, estilo, cifras, entre otros, ya que todos los documentos tienen un estándar.
  5. La seguridad es íntegra, ya que la comunicación entre los diferentes módulos viaja encriptada internamente y no puede ser leída por algún hacker ya que debe tener la otra llave para poderla abrir.

Para montar un CMS como mínimo la empresa debe contar con:

  1. Infraestructura de Hardware (servidor para alojar el portal).
  2. Sistema Operativo con Bases de Datos para alojar el repositorio de Contenido.
  3. Herramientas para construcción del portal.  

Daniel Canchola, gerente de Information Management Software de IBM México, (www.ibm.com.mx) precisa que 60% de la información en las empresas no está disponible, y son los sistemas de Gestión de Contenido los que se encargan de poner la información a disposición de los usuarios con el nivel de seguridad correctos, todo se trabaja bajo perfiles y con información encriptada.

¿Por qué contar con un CMS?

  1. Para dar un servicio de valor agregado a los clientes de la empresa. Es decir, dar acceso a usuarios de un servicio para checar sus estados de cuenta y desplegar toda la información que le compete e interese. Se arma una página dinámica de acuerdo a la necesidad del usuario a la cual puede ingresar cuando y desde dónde quiera.
  2. Si tiene proveedores puede proporcionarles un acceso al sitio, para que chequen pedidos, enviar facturas para su revisión y cobro, o tener información que le interese.
  3. Dentro de la empresa permite reducir costos al tener la información actualizada en tiempo real, y contar con alarmas de solicitudes por lo que se dan respuestas más eficientes a los usuarios.
  4. Se reducen los errores o descuidos de parte del recurso humano, existe un mayor orden en el despliegue de información, misma que puede ser analizada para ofrecer otros servicios o lanzar nuevos productos.
  5. Se pueden tomar decisiones más rápidas y acertadas.

Los expertos coinciden en señalar que las aplicaciones empresariales que existen como son los ERP, CRM y/o Inteligencia de Negocios, son un complemento para el CMS, ya que entregan información por áreas, pero que pueden ser administradas de modo que la información que entregan pueda tener un orden sobre lo que se publica o no, de acuerdo al perfil diseñado.

¿Cómo decidir si se requiere de contar con una solución de CMS? Cristina Rivas indica que las empresas deben considerar si tienen contenidos diversos que son difíciles de administrar, compartir o accesar. Lo más difícil es promover una cultura dentro de la organización en términos de comunicación y entender que el único dueño de los datos es la empresa, no los departamentos ni mucho menos las personas.  

Por ello la dirección debe generar la cultura de compartir, definir procesos y estructurar la información, ya que una vez ordenada proporciona indicadores que ayudan a tomar mejores decisiones de negocio. Se promueve la consulta de muchas fuentes y se tiene información más verdadera.

Hay que destacar que las soluciones de CMS no están orientadas específicamente a un nicho del mercado, ya que todas las empresas tienen la necesidad de administrar contenido, aunque varía el tipo y formato de información, pero prácticamente son soluciones para todas aquellas empresas que manejan alguna imagen de marca, realizan comercio electrónico, publican noticias, etc.  

También se pueden integrar por áreas, ya sea ventas, recursos humanos, marketing, finanzas, producción, etc. Dependiendo del interés también se pueden apoyar en otras herramientas como algo complementario.

Daniel Canchota asegura que el sistema se puede implementar en empresas que cuentan desde una laptop o computadora, hasta todo un corporativo. Incluso, asegura que la adopción de estos sistemas en el gobierno está permitiendo mejorar la Atención Ciudadana, y lo están haciendo por dependencias y municipios, dando acceso a los ciudadanos para la entrega de servicios de manera más ágil y en corto tiempo.  

En conclusión, el crecimiento de la información dentro de las empresas requiere de llevar un control de datos, al interior de la organización se debe compartir entre los diferentes departamentos, de modo que pueda ser explotada a cabalidad y se puedan tomar decisiones acertadas. En web se debe publicar aquello que sea de interés para los usuarios y asignándoles perfiles de modo que puedan tener acceso a lo que les interesa.  

Los Sistemas de Gestión de Contenido ponen en orden la información de la empresa interna y externamente, ayudando a los departamentos de TI a desahogar la ardua tarea de colocar la información a disposición de los usuarios de forma manual y, obvio, tardíamente.